生活相談員の書類作成で大事なこと！２つあります

生活相談員をしていて、書類を作成することが多いです。

EXCELやWORDを使って、カチャカチャと遅くまで書類を作ることが多いと思います。

「行事の計画書」「上申書」「行事のプログラム」「理事会の資料」「変更届書」等等

いろんな分野の書類で、また、事業所を超えての書類もあり、ほんとに多いなと感じます。

そこで書類を作る上でとても大事なことが２つあります。

結論から書くと、「少しだけ書いてみる！」「途中でも提出する！」です。

「少しだけ書いてみる」

例えば「行事の計画書」を書こうと思っても、毎日忙しくしていて、なかなか書けません。

「忙しくて書けない！！！」と書類を投げて、叫びたくなりますが、いずれは書かないといけません。

どうやったらすぐに書けるの？

と思われるかもしれませんが、残念ながらすぐに書く方法はありません。

それでも、一歩を出すために、思ってもらいたいのが、「少しだけやろう！」です。

計画書であれば「タイトルだけ書こう」とか「日にちだけ書こう」という感じです

ほんの少しだけ、取り掛かかって、すぐにやめてもいいのですが、ほんのちょっとやっただけで、次々やることが見つかってきます。

気がついたら、半分くらい書類ができていることがあります。

何かやらなければならない書類があったら、まずは「ほんの少しだけやってみよう」と思ってとりかかりましょう

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「途中でも見せる」

上司から書類を頼まれたときに、私はよくやるのですが、不完全でも書類を見せるようにします。

もちろんきちんと仕上がった状態で見せるのが、ベストですが、上司も忙しいし、自分も忙しいので、見せるタイミングが合いません。

「この前の、〜〜の件ですが、今ここまでできてます」

という感じで見せます。

それを見た上司の反応も確認します。

「まだできてないじゃないか！」

「頼んだ仕事が進んでるんだね。」

とか何か言葉が返ってきます。

ここで大事なことは

上記のことをしっかり確認しておくと、何時間もかけて作った書類が無駄になることを防ぎます。

書類を作った後で「こういうことじゃないんだよ」と言われたりすると、怒りすら感じます。

私はパワーポイントの資料を頼まれたときは、各ページの題名だけ打ち込んで、すぐに見せるようにしています。

「この流れでパワーポイントを作りますけどいいでしょうか？」

と聞いておきます。そうすれば、大きく外れることがないからです。

一番ダメなパターンは締め切り、ギリギリになって、慌てて資料を作り、一度も上司に見せることなく、期限当日に提出するというのが一番困ります

上司から「今になって書類を出されても、検討する時間もないし、修正する時間もないじゃないか！」と言って怒られる結果となります。

そして、出来上がった資料というのは、質の低いコンテンツとなってしまいます。

このような事態はなるべく避けるようにしましょう。

まとめ

書類作成は頭も心も使うし、周りに気を使わないと書類が完成しないこともあります。

取りかかkるのが、どうしても後回しになってしまいがちです。

そうしていると、いつの間にか期限ぎりぎりになってしまいます。少しだけやってみようという気持ちを持ちましょう。

最悪でも期限の２日前には一度上司に見てもらったり、みんなに配って意見をもらうようにしましょう。

私もこの記事を書きながら、処遇改善実績報告の提出期限が迫ってきているので、とても焦っています。これから少しだけ取り掛かってみようと思います。

これから生活相談員を目指す方や、今生活相談員をされている方は、何かの参考にしてみてください。