今回は生活相談員の机の上について、書いていこうと思います。
今日も生活相談員のパソコンの設定を変更するために、その相談員の机に座りました。
パソコンが真ん中に置いてあるのはいいのですが、汚いです。
目次
机の上はきれいにしましょう
生活相談員の机をよく見ますが、とにかく物が多いです。
今日座った方の机の上の、右側にはレターボックスが置いてありました。
そして、机の上の左側には、ファイルがいっぱい立てかけてありました。
ファイルを支えるためのブックエンドを３つ使って、立てて置いてました。
その真ん中にパソコンが置いてあります。
これは狭いです。
パソコンの前に少しスペースがあるだけで、資料を見ながらパソコンを打つことができません。
デスクマットの下も見えません
よくデスクマットの下に、よく見る書類を挟んでいますが、その書類を見るのも、ファイルを動かさないと見えません。
私はデスクマットも事故の素なので、デスクマットを取ってしまいたいですが、とりあえずそれは置いときましょう。
机の上に物を置きすぎです。
ファイルは見ません
机の上にたくさんファイルを置いていますが、全部読むのに１日はかかります。
必要な書類をそばに置いておきたいという心理が働いて、たくさんのファイルを机の上に置いて置くのでしょうが、ファイルの見るのは一瞬です。
そんなに何冊も見る時間は生活相談員にはありません。
見ないファイルは処分するか、書棚に収めましょう。
特に個人情報が書いてあるファイルは、机の上にずっとあってはいけません。
なるべく鍵のついた書棚に入れておきましょう。
スキャナを使いましょう
机の上をきれいにするのに、必要なのがスキャナです。
ファイルを作って見るというのが、仕事のスタンスだと思いますが、先程も書いたようにずっとファイルを見ることはありません。
しかも書棚に入れるほどでもなく、個人的に見るような書類に関しては、基本的にスキャナです。
研修の資料とか、業者の広告とか、会議資料もスキャナで電子化して、シュレッダーにかけます。
あとはパソコンでフォルダに分けて整理しておけば、いつでも見ることができますし、めったに見ない資料はなくなります。
書類の中には冊子になっているものもあるので、全部をスキャナすることは難しいかもしれませんが、ほとんどの書類は片付きます。
生活相談員の書類をスキャナでとっていくと、机の脇にある引き出し（３段の脇机）の中に十分収まります。
机を整理すると・・・
机を整理すると、何がいいかというと、
- 伝言の事故が減ります。
- 机の上を広く使えます。
- 頭の中が整理できます（優先順位がつきます）
- 整理する技術がつきます
- パソコンがあればどこでも作業できるようになります。
- 周りの人から信用されます
このような効果があります。
ぐちゃぐちゃで物がいっぱいある机の上に、回覧の書類を回すと、「いつ読まれるんだろう？」と不安になることがあります。
整理するのは手間がかかります。
それをまめに片付けていると、みんなも好印象をもってもらえます
是非机の上や引き出し、机の下、足元もきちんと整理して、おきましょう
まとめ
机の上を整理するのはそれなりに技術が必要です。
私もなるべくスキャナでとって、机に書類を残さないようにしています。
それでも脇机に半分くらい埋まっています。
書類をそのまま机の上にポンと置いておけば楽ですが、それではすぐにぐちゃぐちゃになってしまい、書類のビルが机の上に出来上がり、いつか倒壊します
書類を整理して、すっきりした環境で仕事をするようにしましょう。
これから生活相談員を目指す人や、今生活相談員として頑張っている方の参考になればと思います。
